De Overlegtafel: van kastje naar de muur naar samen aan tafel
Binnen GGZ inGeest is de Overlegtafel gestart: een samenwerkingsvorm die landelijk al langer succesvol wordt toegepast om de zorg rondom cliënten beter op elkaar af te stemmen en de wachttijden te verkorten. Als onderdeel van haar managementopdracht introduceerde Ashika Jadnanansing (GIOS) de Overlegtafel binnen GGZ inGeest.
Waarom de Overlegtafel binnen GGZ inGeest?
Ashika zag steeds vaker dat cliënten met complexere problematiek niet goed binnen één afdeling pasten en daardoor vastliepen in onze organisatie. “Behandelaren deden enorm hun best,” vertelt ze, “maar soms werden cliënten toch onbedoeld van het kastje naar de muur gestuurd. Dat frustreerde zowel cliënten als behandelaren. Je zag mensen handelingsverlegen worden, terwijl iedereen hetzelfde doel deelt: tijdig passende zorg bieden.”
Om haar observaties te toetsen, organiseerde Ashika meerdere werksessies met behandelaren. Daar kwamen steeds dezelfde signalen terug: onduidelijkheden, vertragingen, beperkte bereikbaarheid, en vooral een grote behoefte aan één gezamenlijke plek om complexe casuïstiek te bespreken. “Het werd steeds duidelijker,” zegt Ashika. “Wat professionals zelf als oplossing zagen: een laagdrempelig, kort-cyclisch en afdelingsoverstijgend overleg waarin we elkaar snel kunnen vinden en de lijnen kort zijn. De Overlegtafel sluit hier goed bij aan: een afstemmingsoverleg waarin behandelaren met mandaat en binnen duidelijke spelregels op een oplossingsgerichte wijze casuïstiek bespreken, en pas van tafel gaan wanneer er helder is wat de cliënt nú nodig heeft en wie welke stap oppakt.”
Aansluiting bij de visie van GGZ inGeest
Ook Paul de Beer, directeur KIC, herkent deze noodzaak. Hij ziet de Overlegtafel als een logisch antwoord op de huidige en toekomstige opgaven van GGZ inGeest. “Wij zijn er voor de meest complexe cliënten,” legt hij uit. “Onze huidige organisatievorm helpt niet altijd even goed om de zorg rond die complexe vraagstukken vorm te geven. De Overlegtafel is een laagdrempelige manier om expertise samen te brengen en niet de organisatie, maar de zorgvraag bepalend te laten zijn voor de manier waarop de zorg vormgegeven wordt.” Volgens Paul past dit bij de beweging die GGZ inGeest wil maken: minder schotten, en meer flexibelere inzet van collega’s rondom de cliënt.
Hoe de eerste Overlegtafel tot stand kwam
Ashika wilde geen nieuwe overlegvorm ‘van bovenaf’ introduceren. Ze begon daarom bewust met luisteren: “Collega’s vertelden openhartig waar het stroef liep, maar vooral ook welke oplossingen ze zelf zagen. Dat was belangrijk om iets te ontwikkelen dat aansluit bij hun behoeften en dagelijkse werkdruk.” Met steun van management en teams selecteerde ze behandelaren, organiseerde ze een startbijeenkomst en bouwde ze aan stevig draagvlak. De sfeer was meteen positief en betrokken.
“We zagen meteen wat dit kan opleveren”
De allereerste Overlegtafel liet direct zien wat deze manier van samenwerken kan opleveren. “Vanaf het begin was er een open, meedenkende sfeer. Iedereen dacht actief en respectvol mee en je merkte dat mensen het prettig vonden om even buiten hun eigen afdeling naar een situatie te kijken,” vertelt Ashika. De reacties waren opvallend positief. Inbrengers gaven aan dat het hielp om hun vraag te verhelderen, en dat ze met concrete handvatten en soms onverwachte nieuwe inzichten de deur uit gingen. Een collega zei achteraf: “Het is fijn dat we elkaar nu eindelijk op deze manier kunnen vinden – dit helpt echt.”
Volgens Paul raakt dit een bredere vraag binnen de organisatie. “Collega’s besteden nu (te) veel tijd aan het coördineren van zorg binnen onze eigen organisatie, iets wat regelmatig voor frustratie zorgt. Het stimuleren van initiatieven waardoor collega’s zich met name kunnen richten op cliëntenzorg, van elkaar kunnen leren en zich gesteund voelen in casuïstiek die veel van hen vraagt draagt bij aan een prettige werkomgeving.”
Verder opbouwen van de pilot
“Hoewel we nog aan het begin staan en de langetermijnresultaten zich moeten uitwijzen, zien we in de eerste bijeenkomsten al het volgende: er ontstaat sneller duidelijkheid en oplossingsmogelijkheden. Door samen te kijken, ontstaat er vrijwel meteen een gezamenlijke blik op wat iemand nodig heeft, en hopelijk voorkomt dat onnodige vertraging en frustraties.” Ashika benadrukt dat de pilot zorgvuldig wordt opgebouwd: “De komende tijd wil ik vooral goed kijken wat deze pilot ons oplevert: wat werkt er, waar zitten nog hobbels en wat kunnen we verder verfijnen? Door dat rustig en samen te onderzoeken, kunnen we de Overlegtafel steeds beter laten aansluiten op wat teams en cliënten nodig hebben.”
Ook Paul ziet hier een blijvende waarde: “Wat mij betreft blijven we als organisatie initiatieven als de Overlegtafel faciliteren. Het draagt vandaag al bij aan het leveren van snellere passende zorg. Het helpt ons bij het doorontwikkelen van de eigen organisatie en leert ons wat werkt; korte lijnen, elkaar kennen/vertrouwen en geen vrijblijvendheid om in te stappen in complexe casuïstiek.
Bekijk deze infographic voor meer informatie.
