Uw dossier
Uw dossier bestaat uit formulieren, brieven en verslagen waarin gegevens staan die van belang zijn voor u en uw behandeling. We maken een dossier zodra we uw aanmelding krijgen.
Wat staat er in uw dossier?
Na uw aanmelding bij GGZ inGeest bewaren we uw gegevens digitaal. We bewaren alleen de gegevens die belangrijk zijn voor uw behandeling, zoals:
- de verwijsbrief van uw huisarts;
- uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld uw naam, adres, woonplaats en telefoonnummer);
- uw behandelplan;
- uw antwoorden op onze vragenlijsten;
- een overzicht van de medicijnen die u gebruikt;
- advies en aantekeningen van behandelaren;
- informatie over ons contact met uw huisarts;
- informatie die belangrijk is voor uw behandeling die we bijvoorbeeld van uw partner of familieleden hebben gekregen;
- wettelijke informatie.
Uw dossier bekijken of aanvullen
U kunt op elk moment uw dossier bekijken. In uw cliëntenportaal bekijkt u online uw toekomstige afspraken en de inhoud van uw dossier.
Als u een afspraak maakt met één van uw behandelaren of verpleegkundigen kunnen zij eventuele vragen beantwoorden. Op verzoek kunt u ook een kopie krijgen van uw dossier of een gedeelte hiervan.
Staat er iets in uw dossier dat niet klopt of mist u informatie? Vraag uw behandelaar om de informatie te wijzigen of uw commentaar toe te voegen aan het dossier.
Wilt u uw dossier inzien nadat uw behandeling is gestopt? Dan kunt u een verzoek indienen bij het secretariaat van de locatie waar u het laatst in behandeling was.
Waarvoor gebruiken we uw dossier en wie mag er in uw dossier kijken?
Mensen die toegang hebben tot uw dossier zijn:
- u
- behandelaren en andere medewerkers die direct betrokken zijn bij uw behandeling
- mensen die u wettelijk vertegenwoordigen
Kwaliteitsonderzoek
Uw dossier kan worden gebruikt voor kwaliteitsonderzoek. Onze behandelingen moeten controleerbaar zijn.
- Intern (binnen GGZ inGeest) controleren we de kwaliteit van onze behandelingen.
- Extern controleren medewerkers van onder andere de Inspectie voor de Volksgezondheid en Jeugd en zorgverzekeraars de kwaliteit van onze behandelingen. Als zij dossiers bekijken, gebeurt dit altijd onder begeleiding van een behandelaar.
Wilt u niet dat uw dossier wordt gebruikt voor kwaliteitsonderzoek? Vertel uw behandelaar dat u daar bezwaar tegen hebt. Uw dossier wordt dan niet gebruikt voor kwaliteitsonderzoek, tenzij in de wet een verplichting staat om zulk onderzoek uit te voeren.
Financiële verantwoording
Wij sturen declaraties (rekeningen) voor onze behandelingen aan de zorgverzekeraars. De zorgverzekeraars controleren of wij die zorg ook echt aan u hebben gegeven. En of dit “gepaste zorg” was: niet meer dan nodig en niet minder dan nodig was. GGZ inGeest moet daarvoor uw diagnose op de declaratie zetten.
Elk jaar controleren verzekeraars in een steekproef een paar dossiers. Wij moeten dan toegang geven tot deze dossiers. De controle wordt meestal uitgevoerd door een verpleegkundige of een arts die voor de zorgverzekeraar werkt. Er is altijd een behandelaar van GGZ inGeest aanwezig om toezicht te houden en uitleg te geven.
Hebt u er bezwaar tegen dat we uw diagnose vermelden op de declaratie aan de verzekeraar? Vul dan samen met uw behandelaar een speciaal daarvoor gemaakt bezwaarformulier in. Dan krijgt de verzekeraar een declaratie zonder diagnose.
Beleid en wetenschappelijk onderzoek
GGZ inGeest gebruikt ook gegevens:
- om onze zorg te vergelijken met de zorg van andere ggz-instellingen;
- om beleid mee te kunnen maken;
- of wetenschappelijk onderzoek mee te doen.
Deze gegevens zijn niet meer tot personen herleidbaar. Dat betekent dat we eerst al uw persoonlijke gegevens weghalen, voordat de gegevens worden gebruikt.
Wilt u niet dat uw dossier wordt gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek? Vertel uw behandelaar dat u daar bezwaar tegen hebt.
Hoe lang bewaren wij uw dossier?
Nadat uw behandeling bij GGZ inGeest is afgelopen moeten we uw dossier nog 20 jaar bewaren. Dat is wettelijk verplicht.
Uw dossier eerder laten vernietigen
Als u uw dossier graag eerder wil laten vernietigen, kunt u een brief sturen naar de hoofdbehandelaar van de afdeling waar u het laatst in behandeling was. Geef in uw brief duidelijk aan waarom u uw dossier eerder wilt laten vernietigen.
Juridische documenten over gedwongen opname
Als er juridische documenten in uw dossier staan die gaan over een gedwongen opname, vernietigen we die na 5 jaar. Soms moeten we ze langer bewaren. Bijvoorbeeld als er een klachtenprocedure loopt. Of omdat de wet zegt dat we bepaalde gegevens moeten bewaren. U kunt uw behandelaar vragen of dat voor u geldt.
